Was Sie bei der digitalen Betriebsprüfung erwartet
Bei der Betriebsprüfung mussten sich Prüfer früher vor Ort durch Papierberge wühlen – ein zeit- und ressourcen-aufwendiger Prozess. Doch auch auf die Arbeit der Finanzbehörden hat die digitale Entwicklung entscheidenden Einfluss ausgeübt. Sie haben bei der digitalen Betriebsprüfung nun die Möglichkeit, steuerrelevante Daten von Unternehmern elektronisch zu überprüfen.
Was Sie als Unternehmer bei einer solchen Überprüfung erwartet und worauf Sie sich vorbereiten sollten, verrät Daniel Taborek im Gespräch auf Perspektive Ausland. Jahrelang hat er Unternehmen auf Betriebsprüfungen vorbereitet und verrät Ihnen nun die besten Tipps.
So darf der Betriebsprüfer auf Ihre Daten zugreifen
Bei der digitalen Betriebsprüfung hat der Prüfer drei Möglichkeiten, um auf Ihre Daten zuzugreifen. Zum einen kann er von Ihnen den Zugriff auf Ihre EDV-Systeme verlangen. Sie müssen ihm dabei als Steuerpflichtiger Zugriff auf alle Daten gewähren, die in steuerlicher Hinsicht relevant sind. Darüber hinaus darf er auf sämtliche Daten zugreifen, die die Anbahnung, Abwicklung oder Rückgängigmachung von Geschäftsprozessen dienen. Das bedeutet unter anderem, dass er auch auf entsprechende E-Mails zugreifen darf.
Die zweite Möglichkeit ist der sogenannte mittelbare Zugriff. Dabei nimmt der Betriebsprüfer die Auswertung der Daten nicht selbst vor, sondern kann eine Auswertung durch das Unternehmen verlangen. Als dritte Zugriffsart steht dem Prüfer die Datenträgerüberlassung zu. Das heißt, Sie müssen ihm die Daten auf einen Datenträger kopieren und er kann sie beispielsweise bei sich im Büro begutachten.
Die Vor- und Nachteile der digitalen Betriebsprüfung
Die Ankündigung einer Betriebsprüfung lässt sicherlich keinen Unternehmer in Jubelrufe ausbrechen. Verhindern lässt sie sich jedoch nicht, daher ist es ratsam, sich schlichtweg damit abzufinden und bestmöglich darauf einzustellen. Das funktioniert am besten, wenn Sie die Vor- und Nachteile kennen.
Die Vorteile der digitalen Betriebsprüfung:
Belege, wie zum Beispiel Reisekostenbelege, können Sie nun digital speichern. Das heißt, Sie können unterwegs einfach per Smartphone ein Foto von dem Beleg machen und ihn elektronisch aufbewahren. Den Verlust Ihrer Belege müssen Sie damit nicht mehr fürchten.
Rechnungen, gedruckt auf teures Papier mit eigenen Briefköpfen, gehören der Vergangenheit an. Damit können Sie Kosten einsparen.
Ziel der digitalen Betriebsprüfung ist, die Zeit hierfür sowie den Aufwand zu reduzieren. Davon profitieren auch Sie, denn umso schneller ist der Betriebsprüfer wieder verschwunden.
Zur Herausforderung können bei der digitalen Betriebsprüfung allerdings die folgenden Punkte werden:
Haben Sie Ihre Daten elektronisch nicht entsprechend abgespeichert, kann der Betriebsprüfer auch auf Daten stoßen, die nicht unbedingt steuerlich relevant sind und die Sie ihm dementsprechend nicht hätten aushändigen müssen.
Die Möglichkeiten des Finanzamts, auch große Datenmengen äußerst präzise zu analysieren, nehmen mit immer potenteren Softwarelösungen zu. Menschliche Fehler oder Ungenauigkeiten werden umso schneller aufgedeckt.
Um den Anforderungen der digitalen Betriebsprüfung bestmöglich begegnen zu können, benötigen Sie die entsprechende Infrastruktur und Sie beziehungsweise Ihre Mitarbeiter das nötige Know-how.
So bereiten Sie sich am besten auf die digitale Betriebsprüfung vor
Verhindern lässt sich die Entwicklung hin zur immer präziseren und ausgefeilteren digitalen Betriebsprüfung nicht. Daher haben wir Tipps parat, mit denen Sie den Herausforderungen begegnen können. So sollten Sie Ihre Firmenrechner so gut wie möglich auf die Betriebsprüfung vorbereiten. Dazu gehört, die Daten so zu archivieren, dass Sie dem Betriebsprüfer wirklich nur auf die für ihn relevanten Informationen Zugriff geben. Sie können beispielsweise seinen Zugriff auf bestimmte Ordner im E-Mail-Programm oder in anderen Anwendungen beschränken. Auf keinen Fall sollten Sie beispielsweise private mit geschäftlichen Konversationen oder Informationen mischen. Auch ein „Zuviel des Guten“ ist nicht empfehlenswert. Das heißt, geben Sie dem Betriebsprüfer wirklich nur die Daten, die er auch verlangen darf.
Kommt es, beispielsweise infolge einer Kassennachschau, zu Umsatz-Nachschätzungen durch den Betriebsprüfer, legen Sie in jedem Fall Widerspruch ein. Achten Sie dabei darauf, die Widerrufsfrist nicht verstreichen zu lassen.
Sind Sie es leid, sich um Betriebsprüfungen Sorgen machen zu müssen, können wir Ihnen empfehlen, es vielen anderen Unternehmern gleich zu tun und statt des Unternehmenssitzes Deutschland ein Auslandsunternehmen zu wählen. Dabei können Sie Ihre Geschäftstätigkeit gleich mit einem steuergünstigen Wohnsitz kombinieren und so auf allen Ebenen profitieren.
Bei diesem Prozess begleiten wir Sie gern! Vereinbaren Sie einfach ein Gespräch mit uns und erhalten Sie eine persönliche Beratung.